Come fare una Videoconferenza: 7 step per renderla un successo

Organizzare e realizzare (bene!) una videoconferenza non è banale né facile. E prenderla in modo superficiale ti potrebbe costare caro.
Non solo i soldi o il tempo che hai investito per rendere più smart il lavoro in azienda o le lezioni a scuola. Potresti perdere anche la tua credibilità aziendale, affondare la percezione di serietà del tuo istituto o della tua preparazione come professionista.

La conseguenza di tutto questo? Clienti che ti abbandonano. Studenti che si ritirano per andare in una scuola più attenta alla qualità della loro formazione. Dipendenti o colleghi meno produttivi ed efficaci.

Realizzare un sistema di videoconferenza a regola d’arte può invece offrire un assist perfetto: più efficacia, più coinvolgimento e minori perdite di tempo nel lavoro in azienda o nella didattica.

Se sono questi i “gol” che vorresti centrare, allora sei fortunato: ti viene in aiuto questa nostra “ricetta” completa su come fare un’ottima videoconferenza i 7 step.

(Aggiornamento Aprile 2020: sapere realizzare una videoconferenza professionale significa anche stare attenti alla sicurezza e scegliere un’APP che offra specifiche garanzie di protezione). Si stima che circa 500mila account della nota piattaforma ZOOM siano stati carpiti e venduti – con i relativi dati personali – sul dark web.).

Ecco allora una guida pronta a darti tutti gli elementi per posizionare il tuo progetto sui giusti binari. Pronto a mettere le “mani in pasta”? Iniziamo!

1) Quali strumenti ti servono per iniziare?

Come ogni “ricetta” che si rispetti, si parte dagli ingredienti fondamentali. Ecco cosa non può mancare sulla tua scrivania per preparare una videoconferenza:

• un qualsiasi PC, Computer fisso o tablet. Insomma: qualsiasi dispositivo già in tuo possesso! Dovrà essere un device comodo da usare, con schermo sufficientemente grande e dotato di videocamera;
• una comune connessione Internet. Non importa la velocità di navigazione o di download: alcuni software (professionali) per videoconferenze ti restituiscono qualità audio-video alta e costante anche con velocità di connessione a 2 MB;
• un software per videoconferenze. Sul mercato ce ne sono davvero tanti. Ma un consiglio è valido sempre ed è oro: più l’APP è professionale e più potrai stare tranquillo sulla sua qualità e sistemi di sicurezza.
  Niente panico: al punto 3. ti daremo qualche dritta su quale orientarti.

All’elenco si potrebbero aggiungere anche i monitor interattivi e le lavagne LIM, due dispositivi multimediali touch screen che non dovrebbero mancare (e non mancheranno) nelle aule scolastiche o nelle sale riunione di nessuna scuola o ufficio. Ma al momento, con i tre strumenti menzionati sopra, è tutto più che sufficiente!

2) Quali caratteristiche deve avere per essere efficace?

Abbiamo detto che questa potrebbe essere la tua formula vincente per realizzare videoconferenze davvero distintive e di qualità. Ma una ricetta vera e propria per il successo, purtroppo, non esiste. Ma questi elementi sono di certo un perfetto inizio per mettere tutto sulla buona strada. I tuoi punti cardinali per non rischiare di cadere nel superficiale e in un danno per te e per i tuoi partecipanti.

Ecco le caratteristiche che non possono mancare nell’organizzazione di una videoconferenza:

• deve essere Comoda.
  In altre parole: tutti i device mobili (iOS, Android, Windows) devono potersi collegare facilmente e senza complicazioni;
• deve avere la funzionalità Multischermo.
  Ovvero: devi utilizzare un software di videoconferenza che renda possibile a tutti i device collegati di avviare un dispositivo video. E questo senza, ovviamente, andare a discapito della velocità o fluidità della comunicazione e connettività;
• deve avere Facilità di accesso.
  Minore è il numero di passaggi che i tuoi “invitati” sono costretti a fare per partecipare, maggiore sarà l’efficacia della videoconferenza (e del buon umore di colleghi e clienti collegati!). Ad esempio, esistono software professionali che ti permettono di invitare i tuoi partecipanti con un semplice link e senza richiedere registrazioni o download di applicazioni;
• deve avere un Impatto di esperienza utente gradevole ed essenziale.
  A nessuno piace aprire un’interfaccia confusa, piena di finestre e funzionalità incomprensibili. Né per chi deve usare il software in qualità di amministratore, né per chi deve seguire e partecipare  alla videoconferenza.Per questo assicurarsi che il software per le video-collaborazioni che si sceglie di usare deve avere queste caratteristiche e per poter essere fruito comodamente anche su schermi piccoli di smartphone o notebook.

3) Meglio un software per videoconferenze professionale o gratuito?

Lo capiamo bene. È facilissimo associare il termine “professionali” all’aggettivo “costoso”. Ma quando si tratta di software per fare videoconferenze non c’è da scherzare.

Infatti, indirizzarsi verso una soluzione gratuita rispetto ad una con abbonamento ti proietta verso gravi rischi:

•  perdita di credibilità (e di clienti) della tua azienda agli occhi dei tuoi clienti e stakeholder;
•  perdite di tempo che impediscono ai team di lavoro di dedicarsi anche ad altre attività;
•  videoconferenze dispersive che impediscono di centrare gli obiettivi operativi;
•  frustrazione nell’utilizzo del software e quindi inefficacia dei lavori, lezioni, conferenze video da remoto;
•  screditamento della propria immagine professionale, che verrà percepita poco seria e di scarsa qualità.

In altre parole: tutti i software di videoconferenza gratuiti più popolari (come Skype, ad esempio) sono più adeguati per un utilizzo domestico, privato o per micro team di lavoro interno.

Ecco allora dei buoni motivi per scegliere un software di videoconferenza professionale:

a) AFFIDABILITÀ:

nel 90% dei casi, i software di videoconferenza gratuiti spesso non garantiscono un funzionamento fluido e stabile anche con connettività standard.
La conseguenza? Tutta la connettività aziendale o scolastica viene rallentata o bloccata. Per non parlare dell’impatto sulla qualità della videoconferenza o video-collaborazione: non avranno mai una fruizione piacevole.

“Allora cos’hanno da offrire programmi professionali”? Molto semplice: il Cloud.

Una caratteristica che li rende perfetti anche per connettività con scarso segnale (2 MB). In questo modo sgravano la tua rete Internet da rallentamenti e disservizi. Oltre a questo, ti consente di fare videoconferenze con numerosi partecipanti (anche di 50/500 persone o device in contemporanea) senza perdere 1 secondo di velocità.

b) SICUREZZA & ASSISTENZA:

ormai tutti i programmi di video-chat, di condivisione e video-lavoro da remoto offrono sistemi di criptaggio e protezione delle informazioni. Anche quelli free. Ma quanto è “sicura la sicurezza”?

Te le diciamo francamente: il gioco non vale il rischio.
Un sistema gratuito, infatti, non ha livelli di guardia alti, i protocolli di protezione sono minimi e tarati sulle minacce più blande e contenibili.

(Aggiornamento Maggio 2020: non è facile capire il grado di affidabilità e sicurezza di un’APP per videoconferenze. Ma esistono almeno 3 parametri che possono dirti se sei di fronte a uno strumento degno di fiducia oppure no: 1) certificazione ISO 27001; 2) Conformità GDPR; 3) Protocollo di sicurezza TLS.).

Immagina: sei collegato con il tuo (potenziale) miglior cliente per valutare il preventivo finale di acquisto, o con la tua classe di 27 ragazzi. Senza che tu te ne accorga un malware colpisce un PC aziendale o della scuola, entrando in circolo nell’intera infrastruttura server. Riesce così a carpire i dati riservati degli studenti (minorenni), dati finanziari e fiscali del tuo cliente, documenti e contratti.

A quanto potrebbe ammontare il danno economico (e giuridico) di tutto questo?

“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Ancora più semplice: sicurezza avanzata e personale tecnico in carne ed ossa per assisterti in caso di problemi.

I livelli di protezione, infatti, sono molto più elevati e testati per arginare la maggior parte dei cyber attacchi conosciuti.

Di più? Alcuni fornitori di soluzioni di videoconferenze scendono in campo direttamente: monitorano possibili tentativi di “breach” (di violazioni) durante le videoconferenze. In casi estremi possono intervenire in tempo reale per “sigillare” la sala virtuale annullando al 100% il rischio di furto di dati aziendali o personali.

c) PRIVACY:

un altro punto che vediamo venire sacrificato, purtroppo, troppo di frequente.
Programmi di videoconferenza o video-lavoro gratuiti (come il già citato Skype o anche la versione free di Google Meet), come forse saprai, chiedono una “moneta di scambio” per lo sfruttamento libero che tu e la tua azienda fate dei suoi servizi: i tuoi dati personali. Un pegno che anche i partecipanti ai tuoi video-lavori devono pagare, sotto forma di registrazione, iscrizione o download di un’app.

Se per la tua azienda o scuola può essere un fattore trascurabile, attento: forse non lo è per i genitori dei tuoi alunni, o per un tuo cliente.

“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Sempre più semplice: la riservatezza.

Infatti, nessuna iscrizione o registrazione è richiesta agli invitati quando si usano software per videoconferenza a pagamento.
Il risultato? Nessuna archiviazione o sfruttamento di dati personali o professionali. Tutto rimane a te.

d) REGISTRAZIONI:

quando realizzi una videoconferenza non è detto che tutto fili sempre liscio. Può capitare, infatti, che un collega o uno studente non possano collegarsi nel giorno e orario prestabilito. Cosa fare quindi?

Con un programma gratuito non avrai a disposizione anche la funzionalità di registrazione della videoconferenza.
E nel caso in cui dovesse dartene la possibilità, attento ai limiti di tempo: sono possibili solo poche ore di registrazione totali.

“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Molto, molto semplice: la possibilità di fare registrazioni senza limiti.

e) RESTRIZIONI:

ti ricordi quando ti dicevamo della “moneta di scambio” richiesta dai programmi gratuiti? Oltre ai dati personali e professionali, ci sono anche le restrizioni.

Infatti, quasi la totalità dei programmi di video-collaborazione gratuiti hanno molte delle funzionalità necessarie, ma con (critiche) restrizioni: come il numero di partecipanti massimo che possono partecipare in contemporanea, spesso molto basso (tra i 2 e i 4); oppure la durata della videoconferenza, che in alcuni casi può durare fino a un massimo di 40 minuti. Terminati i minuti? Si interrompe, senza troppi convenevoli.

“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Infinitamente semplice: nessuna restrizione. O meglio: alcuni software prevedono restrizioni laddove previsto nei diversi pacchetti di licenze. Diversi a seconda di flessibili e specifiche esigenze.

4) Quale software di videoconferenza e video-lavoro scegliere?

Presto scriveremo una classifica approfondita ai migliori programmi per il video-lavoro a distanza sul mercato.

Fino ad allora ti dovrai accontentare di scaricare gratuitamente questa infografica di confronto tra software per videoconferenza.

Scegli consapevole, scegli sicuro.

5) Quali obiettivi devi avere in mente per farla al meglio?

Come team di PTS srl non ci limitiamo a realizzare soluzioni di video-collaborazione e basta: siamo noi in primis entusiasti utilizzatori di queste tecnologie.

Per questo negli anni in cui abbiamo testato e avviato questa esperienza, ci siamo accorti che una serie di vitali accortezze possono fare la differenza sul fare videoconferenze davvero efficaci:

• Prepara e organizza “a tavolino” la tua attività: cosa dovrai presentare, con chi ti dovrai collegare, cosa sarà necessario mostrare, chi si dovrà collegare per darti supporto, quanto tempo richiederà, ecc.Non dimenticare poi di fare alcune prove e test il giorno prima della data prestabilita: tutto deve andare (il più possibile) liscio. L’improvvisazione è il killer n. 1 delle videoconferenze!
• Testa e punta su un software di videoconferenza all’altezza (non ci stancheremo di ripeterlo). Soluzioni “amatoriali” possono fare più danno che guadagno. E i tuoi colleghi, clienti o studenti ringrazieranno sicuramente!
• Non commettere l’errore di pensare ai sistemi di videoconferenza come strumenti a sé stanti e da usare una tantum.Pensa a come puoi integrarli in molteplici attività del tuo ufficio o scuola.Fidati: possono essere un alleato insostituibile per risparmiare tempo, per ridurre (fino al 30%) i costi di trasferte nazionali e internazionali, sostituire macchinose procedure di scambio informazioni cartacee o digitali non in tempo reale (come massicci scambi di email, documenti volanti, telefonate, ecc.).Al punto 6 ti diamo qualche idea su attività aggiuntive che questi software ti possono permettere di realizzare per ottenere un immediato ritorno sull’investimento.
• Punta a dare un valore aggiunto prezioso ai tuoi clienti o studenti e che non dà nessuno dei tuoi concorrenti.Un’esperienza di lavoro da remoto efficace, organizzata, che va dritta al punto, coinvolgente e interattiva si ricorda meglio e permette di raggiungere con più precisione i risultati voluti.

6) Le domande che devi farti prima di organizzare una Videoconferenza

Come ti possono aiutare? Vedile un po’ come un “kit di sopravvivenza” per organizzare videoconferenze efficaci e che valgano l’investimento fatto. Un elenco non esaustivo e che potresti (anzi, dovresti) essere completato con domande utili basate sulla tua esperienza diretta:

• So come muovermi per non sembrare impacciato o un dilettante davanti alla videocamera?
• Valorizzo l’immagine della mia azienda o la mia immagine di professionista?
• Ho preparato una scaletta organizzata su come gestire/condurre la videoconferenza?
• Il software che uso ha tutte le funzionalità di cui ho bisogno per condurla? Oppure noto che mi servirebbe qualcosa in più per un’attività importante che voglio sfruttare durante la videconferenza? (Ad esempio una funzione di “lavagna interattiva virtuale” per sintetizzare punti salienti o per realizzare schemi).
• Ho allertato tutti i collaboratori e colleghi per essere pronti e/o disponibili a partecipare in caso fosse necessario?
• Ho programmato test del sistema di videoconferenza e del mio intervento prima di iniziare?

7) Non solo videoconferenza: uno strumento per ampliare il tuo lavoro

Non fermarti alla sola definizione di “videoconferenza”. Alcuni software sul mercato sono perfetti alleati per sbloccare nuove possibilità di business e di apprendimento:

•  Video-collaborazione:
  molto simile alla videoconferenza, ma che identifica un’attività più incentrata sul lavoro in contemporanea e in tempo reale su uno stesso documento.Due o più colleghi/collaboratori possono quindi modificare e interagire contemporaneamente su una stessa presentazione in PDF, sottolineando, evidenziando, annotando modifiche o errori.Perché scambiarsi tonnellate di email per settimane quando puoi fare la stessa cosa in poche ore, senza incomprensioni e con maggiore precisione?
•  Eventi virtuali e da remoto:
  soprattutto in questo frangente di emergenza nazionale e internazionale, per molte aziende e scuole è vitale trovare uno strumento che consenta loro di continuare ciò che sanno fare meglio: dialogare, “incontrare” e confrontarsi con altri colleghi, clienti, fornitori, studenti, insegnanti.E quale migliore occasione di un evento formativo, di dibattito o culturale per stringere e non perdere quei rapporti fondamentali per il proprio business o attività?Grazie a software professionali puoi farlo. In particolare, il software di videoconferenza AnyWhere Video ti consente di creare fino a 10 “sale” virtuali distinte, all’interno delle quali invitare fino a 50 partecipanti ciascuna.

•  Corsi formativi aziendali o lezioni scolastiche online:
  le competenze dei propri colleghi o studenti è sono gioielli rari da custodire e sviluppare.Organizzare un appuntamento formativo a distanza può diventare un’attività utile, comoda e – perché no – divertente: per i collaboratori da remoto, o per i colleghi di altre sedi aziendali, per gli studenti assenti, per i corsisti che non possono intervenire perché malati.Una soluzione per accorciare le distanze e per dare massima importanza all’interazione dei partecipanti. E tutto a costo 0.
•  Webinar:
  un appuntamento formativo virtuale che potresti organizzare per promuovere la tua attività di professionista, o come occasione di business per intercettare nuovi potenziali clienti.Un’arma che richiederebbe approfondimenti a parte per evidenziarne funzionamento, potenzialità e vantaggi.